Consultar el RUT de un Tercero
Muchas personas buscan diariamente poder consultar, descargar o ver el formato RUT de otra persona tercera, ya sea por número de cédula, número de identificación o nombre. Los principales motivos para realizar esta búsqueda son:
- Para descargar de primera mano el documento RUT de una persona tercera con la que estemos negociando para conocer la veracidad de sus datos, responsabilidades de retención activas, ubicación.
- Ante la desconfianza que el documento RUT entregado de la mano de un tercero no sea fiable o haya sido manipulado arbitrariamente.
- Ante la imposibilidad de conseguir dicho documento por mano propia por parte de la DIAN al querer consultar el RUT de un tercero por medio de la plataforma.
- Ya que es un documento sensible que registra toda la información tributaria de los terceros personas naturales, jurídicas o agentes aduaneros con los que estemos negociando.
Consultar el RUT de otra persona o empresa
La verdad es que no hay medio directo para obtener una copia del RUT de una persona si no se le pide directamente y es recibido de la mano de la contraparte comercial.
Esto significa que no existe recurso en la red para descargar por cuenta propia el RUT de un tercero, ya que es un documento que se considera de información sensible que no puede estar al alcance de cualquier persona sin la autorización expresa del contribuyente del que estamos investigando.
Debido a esto hemos redactado una serie de recomendaciones practicas para poder cerciorarte que la información RUT que estás recibiendo de tu contraparte contractual sea fiable y toda la información tributaria contenida en el documento sea veraz.
Si desconfías que la información que te será entregada no es autentica, especialmente porque estás iniciando una relación contractual, estás moviendo una cantidad considerable de recursos con dicha persona o empresa o te será practicada una retención de impuestos por parte del comprador, sigue estos pasos que no evitarán ser victima de un falsificador o estafador, pero si disminuirá las posibilidades de caer victimas de un engaño:
- Pide una copia electrónica: Normalmente las personas a las que les solicitamos una copia del RUT entregan una copia física. Exige la copia original y electrónica del RUT, esta es más difícil de modificar al ser un documento PDF expedido por la DIAN que requiere de cierto conocimiento técnico para ser adulterada.
- Denuncia: En caso de recibir un documento RUT adulterado por parte de alguien con fines de estafa o engaño es necesario que denuncies esta situación ante la fiscalía o la policía nacional.
- Centrales de riesgo: También puedes consultar en las centrales de riesgo como Datacreditó que la persona jurídica o natural que te presenta el documento RUT realmente existe.
- Pide un poder: En caso de ser muy necesario, puedes solicitar un poder notario a la otra empresa o persona donde te autorice a solicitar una copia RUT dirigiéndote físicamente a cualquier oficina DIAN.
- Descarga del RUT presencial: puedes solicitarle amablemente a la persona que se dispone a entregarte el RUT que lo descargue desde tu computador personal desde el portal de la DIAN y así cerciorarte que el documento relacionado es genuino y proviene de la fuente fiable.
- Más documentos: si es la primera relación comercial que inicias con una persona natural o jurídica, extranjera o aduanera, puedes solicitar otros documentos adicionales para verificar su identidad y la autenticidad de su información tributaria, como una fotocopia del documento de identidad del representante legal de la empresa, estados financieros firmados por contador, certificaciones bancarias, referencias comerciales de otras empresas, certificado de cámara de comercio o de existencia, visitar su página web, en caso de tener una, u otro documento que consideres relevante antes de iniciar cualquier relación comercial.
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¿Por qué es necesario pedir una copia del RUT a un tercero?
No solo es un capricho burocrático el pedir una copia del RUT de un tercero antes de iniciar una relación laboral, si no además es una obligación que nos dicta la ley, el cerciorarnos que la persona con la cual estamos estableciendo cualquier tipo de relación comercial sea una entidad activa comercialmente ante los ojos de la DIAN, este o no obligada a llevar contabilidad.
Algunas de las razones principales para solicitar el RUT a un tercero son:
- Identificación: Para que no exista errores en la digitación de datos de un tercero al momento de emitir una factura o cualquier otro documento con información contable relevante. Necesitamos cerciorarnos que la información de nombre, contacto, NIT (número de identificación tributaria) y demás datos sean verídicos y actuales.
- Obligaciones tributarias: muchos comerciantes están en la obligación de realizar retención de impuestos de ser necesario según la legislación tributaria actual y el retenido está en la obligación de cerciorarse que la empresa o persona que le retiene o le practica la retención no solo existe ante los ojos de la DIAN, sino para confirmar que efectivamente esa retención esta dentro del marco de la ley. En caso de no corroborar dicha retención, esta puede ser invalidada por la DIAN y por lo tanto no podrá ser descontada en la declaración de renta anual.
- Información exógena: muchas empresas y personas están obligadas anualmente a pasar un informe digital a la DIAN de todos los movimientos económicos y de impuestos relevantes anualmente en lo se conoce comercialmente como medios magnéticos. Estos contienen no solo nuestros movimientos económicos, si no además es necesario relacionar las personas naturales y jurídicas con quienes realizamos dichas transacciones, por lo que la información entregada a la DIAN en esta información exógena debe ser fiable, ceñida a la realidad y corroborable. Es un mecanismo que la DIAN tiene para fiscalizar evasores a nivel nacional y entregar información errada en esta puede acarrear serías sanciones económicas.
No dejes de verificar la información tributaria de un tercero y corroborar que su identificación es genuina, existen entidades y personas que malintencionadamente y con el propósito de sacar provecho económico a base de documentos falsos planean afectarte o afectar tu organización, especialmente si la relación comercial o laboral es reciente y con personas desconocidas
Consultar RUT activo | estado RUT
Hay un mecanismo que si está disponible para cualquier persona y conociendo el número de cédula o el NIT de un tercero para conocer sus datos personales de nombre, así verificar que el número de documento y su identidad coinciden y su estado RUT se encuentra activo.
También es el procedimiento ideal para saber en que fase va el proceso de inscripción RUT personal o de nuestra empresa y saber si se encuentra en un estado ACTIVO. Sigue los siguientes pasos para dar con ello:
- Paso 1: Ingresamos a la plataforma muisca de la DIAN https://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefConsultaEstadoRUT.faces
- Paso 2: Este link nos guaira a la sección de la DIAN «Consulte su estado RUT». En el espacio gris podrás anotar el número de NIT propio o de un tercero y dar clic en buscar.
- Paso 3: A continuación verás una casillas con el nombre o la razón social del tercero o propio seguido de la fecha de consulta y finalmente conocer si el registro RUT de ese número de identificación e encuentra en estado ACTIVO.
Consultar RUT a Terceros
Es un procedimiento necesario, especialmente para cerciorarnos que el tercero nos puede practicar cierta retención de impuestos o es una entidad regulada por la DIAN.
Es un documento público que puede ser solicitado en cualquier momento e incluso ser solicitado anualmente para mantener la información contable de nuestro proveedores, clientes y colaboradores actualizada.
Son documentos que nos facilitarán mantener nuestra base de datos actualizada, principalmente para cumplir a cabalidad con la legislación tributaria colombiana actual y especialmente con nuestras obligaciones tributarias ante la DIAN.
Descargar un ejemplo de RUT
El siguiente es el link para descargar el Formulario 001, que debe ser llenado entre los requisitos necesarios para formalizar la inscripción RUT en la DIAN.
Igualmente sirve como formato de ejemplo para cualquiera que necesite acceso a un documento PDF en blanco RUT con fines académicos o de estudio. Puedes descargar el ejemplo PDF a continuación: