El RUT en línea
El Registro Único Tributario, más conocido como RUT en Colombia, es un documento administrado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional) que contiene toda la información fiscal de los contribuyentes colombianos, sean personas naturales o empresas, es decir, personas jurídicas.
Este documento permite identificar al contribuyente por nombre y NIT (número de identificación tributaria), además de establecer su ubicación física, datos de contacto, responsabilidades fiscales y aduaneras de la persona natural, trabajador por cuenta propia o empresa con el Estado Colombiano.
Identifica las actividades económicas por medio de los código CIIU y los códigos de responsabilidad tributaria para facilitar la tarea de fiscalización y tributación de cada persona (natural o jurídica)
¿Quiénes están obligados a tener o tramitar el RUT?
- Todos los colombianos o extranjeros, sean personas naturales o jurídicas, obligados o no llevar contabilidad o declara impuestos, que realicen actividades comerciales de forma regular, ya sea con bienes o servicios.
- Todo agente retenedor que realice operaciones de importación y exportación desde el territorio colombiano.
- Aquellas entidades o personas inversionistas extranjeras que tengan o no residencia en Colombia.
El RUT y la DIAN
El RUT por si solo no es un documento único necesario para tributar en Colombia, hay otros conceptos adicionales y tramites ligados a este que debes conocer de primera mano si estas por ingresar a la base de datos de la DIAN.
Es importa tener otros aspectos claves bien definidos para no tener tropiezos en el camino.
Aplicación para celulares de la DIAN
La DIAN ha desarrollado una aplicación para móviles buscando mejorar la conectividad de los usuarios desde su celular hasta la plataforma oficial de la entidad.
Está en una versión inicial limitada para realizar ciertas consultas en linea o solicitar algunos requerimientos. Está en su versión Beta por lo que aún le falta más desarrollo, sin embargo, puedes descargarla en el siguiente link directamente a tu celular para probarla y descubrir todas sus funcionalidades.
¿Para qué sirve el RUT?
El RUT es un documento que utiliza la DIAN para mantener actualizada su base de datos de todos los contribuyente nacionales y extranjeros y conocer los derechos y responsabilidades de tributación de cada entidad o persona independientemente.
Además permite a las personas conocer la información tributaria de las demás personas y empresas. Este documento consigna:
- Nombre e identificación tributaria del contribuyente
- Tipo de contribuyente, natural o jurídica
- Ubicación, física y virtual de cada uno.
- Responsabilidades, calidades y atributos fiscales.
- Código de la actividad económica principal y secundaria
- Quien representa al contribuyente legalmente, que también puede ser una persona natural o una jurídica.
¿Para qué se necesita el RUT?
Este documento debe ser expedido por cualquier persona que necesite:
- Realizar transacciones económicas y comerciales dentro del territorio colombiano, sean operaciones nacionales o internacionales.
- Conocer las obligaciones tributarias propias y de las entidades o personas con las cuales realiza negocios.
- Mantener actualizada su información tributaria ante la DIAN y otros actores económicos, ya sea cambio de régimen tributario, actividad económica, obligaciones fiscales y datos de contacto.
Dos de las principales obligaciones que cualquier persona registrada en el RUT debe tener son:
1. Mantener el documento actualizado ante cualquier cambio en la realidad fiscal o de ubicación principal de la persona o empresa.
2. El RUT es un documento de carácter publico, por lo que si se tiene un local u oficina de atención a público externo, sea una tienda, micromercado, establecimiento de comercio o semejante, una copia de este documento debe estar visible y su información al alcance de cualquier persona, preferiblemente en la entrada principal al público, en una ubicación a la altura de los ojos.
Beneficios del RUT
- Mantener un documento con toda la información tributaria relevante actualizada y a la mano, lo que facilita el cumplimiento de nuestras obligaciones tributarias.
- Mientras el documento no requiera ser actualizado, este tendrá una vigencia indefinida.
- El proceso de inscripción, descarga de copias y actualización se puede realizar de forma virtual por internet y sin costo por los tramites.
- Permite a la DIAN conocer las responsabilidades tributarias de cada uno de los contribuyentes en Colombia y de esta forma mantener informados a cada uno de novedades y fechas de tributación fiscal.
- Simplifica tramites al contener toda la información tributaria y necesaria por parte de la DIAN, además de facilitar las relaciones comerciales entre personas naturales, jurídicas, aduaneras y extranjeras.
- El proceso de inscripción, actualización y consulta del RUT puede ser realizado por medio de cualquier oficina DIAN regional o cualquier cámara de comercio en el país sin importar la ubicación del domicilio principal del contribuyente.
¿Qué es la DIAN?
La DIAN o Departamento de impuestos y aduanas nacionales es un departamento de administración especial en Colombia, constituida en el año 1992 con sede principal en la ciudad capital de Bogotá, aunque cuenta con múltiples sedes en las distintas ciudades capitales.
Encargada principalmente de la administración, cobro y control de los tributos o impuestos por operaciones comerciales realizadas a nivel nacional e internacional, incluidas las importaciones y exportaciones desde territorio colombiano.
Dictamina las reglas de juego de todo el sistema fiscal colombiano. Sus funciones principales son:
- Determinar y cobrar los impuestos colombianos.
- Evitar el contrabando y toda actividad de comercio ilegal destinado a evadir impuestos.
- Aplicar multas y sanciones por actividades ilegales que vayan en contra de la ley fiscal actual.
- Ejercer control sobre toda salida entrada de mercancías a través de las agencias aduaneras y cualquier frontera terrestre, marítima o aérea.
Además, por medio de esta entidad puedes solicitar por primera vez tu documento RUT o mantenerlo actualizado, ya sea de forma presencial, solicitando una cita previa o por medios electrónicos vía internet a través de su página web.
Preguntas Frecuentes
¿Quienes tiene la obligación de inscribirse en el RUT?
- Las personas naturales y jurídicas que tengan la responsabilidad del impuesto a la renta y demás impuestos que sean administrados por la DIAN.
- Patrimonios autónomos que por ciertas condiciones especiales requieran contar con un NIT individual.
- Inversionistas del extranjero que realicen actividades comerciales en Colombia.
- Sucursales de personas o empresas y entidades provenientes del exterior.
- Personas naturales que funcionen como representantes legales y tengan obligaciones tributarias así como contadores y revisores fiscales.
- Personas naturales y jurídicas obligadas a declarar el impuesto al consumo y pertenezcan al régimen simplificado.
- Extranjeros inversores del extranjero que no cuenten con residencia ni domicilio en Colombia.
- Por norma general cualquier persona que realice operaciones contables, comerciales, económicas y/o fiscales dentro del territorio colombiano.
¿Es recomendado sacar o tramitar el RUT?
Si, definitivamente. Es un documento necesario para realizar casi cualquier operación comercial en el comercio formalizado, sea de compra o venta de bienes y servicios.
Además es un documento gratuito que por si solo no significa que la persona inscrita tenga alguna responsabilidad fiscal o tributaria, solo determinada por el rumbo de la legislación tributaria colombiana y el tipo de actividad económica ejercida por la persona y los montos económicos que se manejen.
Muy seguramente el no poseer el RUT puede limitar el poder concretar ciertas actividades económicas o contratos laborales o comerciales.
¿Cuándo debo registrarme en el RUT?
- Previo a iniciar las actividades económicas, tanto personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras
- Antes de cumplir con responsabilidades tributarias ante la DIAN
- Previo a realiza actividades comerciales de importación o exportación
- Aquellas personas naturales que por sus actividades comerciales adquieran la calidad de declarante de impuesto a la renta
¿Cuál es la vigencia del RUT?
Este documento tiene una vigencia indefinida, es decir, no requiere ser renovado, pero si es muy importante actualizarlo a medida que exista algún cambio en cuanto a:
- Cambios de domicilio principal, teléfonos, emails, o datos de contacto.
- Cambios en las responsabilidades tributarias
- Cambio de régimen simplificado o común
- Por cambios en las actividades económicas principales o secundarias registradas por el responsable del RUT
- Cambios en la representación legal de la persona jurídica o cambios de contador
¿Requiero tener una cuenta bancaria para inscribirme en el RUT?
No, a partir de mayo del año 2016 ya no es obligación contar con una cuenta bancaria para poder tener un documento RUT activo.
¿Cuándo debo realizar su actualización?
El RUT es un documento que debe mantenerse actualizado para realizar la mayoría de tramites de tipo tributario. Por lo cual es indispensable adicionar o modificar los elementos necesarios para que la información sea fiel a la realidad antes de pagar impuestos o realizar algún otro tramite ante el Departamento de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. También es recomendable realizar los cambios a más tardar un mes después de sucedidos los cambios en tiempo normal.
¿Cuáles so las sanciones propias o relativas a la inscripción del RUT o su actualización?
- No registrado en el RUT: Si usted o su empresa están obligadas a registrarse en el RUT y aún no lo ha hecho, puede imponerse un día de cierre del establecimiento por cada mes de retraso en el cumplimiento de la obligación. En caso de no contar con establecimiento abierto al público, se impondrá una multa económica de 1 UVT por cada día de retraso.
- No exhibir el RUT en un lugar visible: Se procederá a sellar el local comercial por espacio de tres días.
- No actualizar el RUT: cuando la actualización de la información corresponda a dirección y actividad económica principal, se impondrá una sanción de 2 UVT por cada día de retraso. Si la información desactualizada es diferente, la sanción será de 1 UVT por día de atraso.
- Información falsa contenida en el RUT: Toda información contenida en el RUT debe ser veraz, verificable y genuina, en caso de errores o presentación de información falsa se puede imponer una sanción de hasta 100 UVT en cabeza de la persona responsable por el documento RUT.
¿Cómo obtener una copia de mi RUT?
Por medio de la página de la DIAN accediendo con su usuario y contraseña y localizando la opción "Obtener en 2 pasos su copia del RUT" para descargar la última copia actualizada en PDF para archivarla o imprimirla según la necesidad.