Un archivo ordenado permite encontrar el soporte de cada valor declarado. No garantiza evitar una revisión de la DIAN ni sustituye las obligaciones contables que correspondan.
Contenido del artículo
Clasifica por período y obligación
Crea una estructura para cada año y, dentro de ella, separa declaraciones, comprobantes de presentación, pagos, ingresos, gastos, bienes, deudas y comunicaciones. Identifica el documento original y evita confundir versiones de trabajo con declaraciones presentadas.
Comprueba la relación entre documentos
- Relaciona cada registro con su soporte.
- Compara certificados, facturas, movimientos y valores declarados.
- Anota diferencias pendientes y pide aclaraciones a quien emitió el documento.
- Conserva las respuestas y las constancias de las correcciones que correspondan.
- Si estás obligado a llevar contabilidad, coordina esta organización con los libros y comprobantes que sustenten los registros.
No elimines por una regla genérica
La conservación de información tributaria debe revisarse con el artículo 632 del Estatuto Tributario y las normas aplicables. La firmeza de una declaración y las reglas especiales pueden importar. No deduzcas un plazo universal para destruir documentos a partir de una recomendación de archivo.
Cuida el acceso
Guarda los archivos en un lugar privado y comprueba que puedas recuperarlos y leerlos. Si delegas la preparación, conserva tu propia copia de los documentos entregados y de la declaración presentada. No publiques certificados ni identificaciones en comentarios.
Fuente y alcance
Revisión editorial: 6 de octubre de 2026. Consulta el Oficio DIAN 346 de 2018 sobre conservación de documentos y la normativa aplicable al período. Esta página propone una organización documental, no una garantía sobre el resultado de una fiscalización.
No publiques tu cédula, NIT personal, teléfono, dirección, correo ni documentos. RutActual no tramita el RUT ni recupera contraseñas por comentarios. Las consultas se revisan antes de publicarse.